Önce dönemi ve sorumluları tanımlayın
Hangi haftanın incelendiği, kayıtları kimin girdiği ve kimin kontrol ettiği net olmalıdır. Farklı ekiplerin farklı tarihlerde rapor alması, aynı projenin toplam eforu hakkında farklı sonuçlar üretir. Ortak bir kapanış ve inceleme zamanı belirleyin.
Üç aşamalı bir kontrol düzeni kurun
Örnek düzende ekip üyeleri günlük kayıtlarını tamamlar, hafta sonunda kendi kayıtlarını kontrol eder ve yetkili kişi haftalık değerlendirmeyi yapar. Bu bir süreç önerisidir; çalışma takviminize ve yetkilere göre uyarlayın.
- Kayıt: görev, tarih, süre ve açıklamayı tamamlayın.
- Kontrol: yanlış görev, yinelenen süre ve eksik günleri inceleyin.
- Rapor: aynı tarih aralığını ve kayıt kapsamını kullanın.
Düzeltmeleri rapordan önce ele alın
Yalnızca toplam saati değiştirmek hatanın nedenini gizleyebilir. Yanlış görev ile yanlış süre farklı düzeltmeler gerektirir. Düzeltme gerekçesinin anlaşılır olması, sonraki haftalarda aynı hatanın tekrarlanmasını azaltır.
Taklino’nun haftalık onay ve timesheet ekranları bu süreci proje işleriyle birlikte takip etmeye yardımcı olur. Gelişmiş timesheet kapsamını güncel paketlerde inceleyin. Amaç daha çok saat yazdırmak değil, raporların verisini tutarlı hale getirmektir.